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マイナンバー相談室

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電話・メール・ご来社・スカイプで対応

平成27年10月から通知がはじまるマイナンバー制度ですが、既に準備はお済みでしょうか。

 

規模に関わらず「全ての事業者が対象」であり、漏えい事故が発生した場合は、最悪4年以下の懲役または200万円以下の罰金もしくはその両方という刑事罰を「代表者」が受けることもあります。

 

「うちの顧問税理士や経理に任せておけば大丈夫」という企業様・個人事業主様も、次の点に対して対策はお済みか、まずはご確認ください。

  • 就業規則を修正しましたか?(修正準備が終わりましたか?)
  • 従業員へマイナンバーの取扱に関する通知方法を決めましたか?
  • マイナンバーの記録や保存方法(施錠など)は決めましたか?
  • マイナンバーに関する基本方針や取扱規程は作成しましたか?
  • アウトソーシングする場合、委託契約書を作成しましたか?

上記はごく一部ですが、現時点で対応策がない、作成していないとしたら、考えが甘いと言わざるを得ません。

漏えい問題=刑事罰があり得るという危機感を持たなければならないでしょう。

私どもへも数多くの相談が来ていますが、対策を検討する前に、まずはマイナンバー制度の概要を確認したいと思います。

【概要】
マイナンバーとは住民票コードを変換して得られる番号であって12桁の個人番号を指します。法令で定められた目的外の利用はできません。
導入目的

1.公平・公正な社会の実現

2.行政の効率化

3.国民の利便性の向上

利用目的

1.行政機関での社会保障分野、税の賦課徴収及び災害対策等に係る事務

2.上記の事務に係る申請・届出を行うために必要な範囲での利用

3.災害時の金融機関での利用

対象全ての事業者が対象です。
管理方法ガイドラインに従って、厳格な安全管理ルールが求められます。
提供範囲本人の同意があっても、第三者提供はできません。
保存期間法定の保存期間経過後は、速やかに廃棄しなければいけません。
もし漏えい事故が起こったら

個人情報の漏えい事故に関するニュースはこれまでにも聞いたことがある方が多いと思いますが、マイナンバーの漏えい事故は個人情報以上に深刻な事故になり、企業様・個人事業主様どちらでも大きなダメージを受けます。

会社は信用失墜、社員には重大な不利益が発生します。

もし顧客のマイナンバーを預かっていたら、存亡の危機です。

  • 経営トップによる謝罪、社告
  • 企業イメージ・信用の失墜
  • 事実関係の調査・原因究明
  • 影響を受ける人への対応
  • 賠償問題
  • 主務官庁への報告
  • 行政処分
  • 刑事罰
やってはいけない5箇条

では漏えい事故を起こさないためには、どうすれば良いのでしょうか。

マイナンバーを取り扱う上で「やってはいけない5箇条」というものがあります。

それを厳守することが漏えい事故を起こさない近道ということができるでしょう。

目的外利用してはダメ

    決められたこと以外に利用してはいけません。

本人確認を忘れてはダメ

    写真付きの身分証明書でチェックしましょう。

第三者提供してはダメ

    関連会社であっても提供してはいけません。

放置・持ち出し・無断コピーはダメ

    取扱そのものを注意しなければいけません。

長期保存してはダメ

    法定の保存期間を過ぎたらすぐに廃棄しましょう。

で、具体的にどうすれば良いの?

マイナンバー対策をしていないことが危険だということは分かりました。

5箇条を守れば良いと言うことも分かりました。

で、具体的に今から何をしたら、十分な対策をしたことになるのでしょうか。

具体的には「管理ルールづくり」「社内規定づくり」を行う必要があります。

まず管理ルールづくりですが、「本人確認」「記録や保存」「削除・廃棄」などの方法を決めると共に、選任者決めなどもしなければいけません。

アウトソーシングをするのであれば、業務委託契約書も必要でしょう。

また社内規定づくりでは、「基本方針」「マイナンバー取扱規程」「就業規則の改定」などが必要です。

 

ここまで書いても、まだ具体的ではないと感じるのではないでしょうか。

ここからが私どもの「マイナンバー相談室」の出番です。

マイナンバー相談室では、全ての事業者様を対象に2つのサポート体制をご用意しました。

 

自分で解決・・・DVDと雛型を用いて、自分で対策を講じます。

相談で解決・・・随時相談しながら、一緒に対策を講じます。

 

まず「自分で解決」ですが、私どものグループである社会保険労務士法人ガルベラ・パートナーズが独自に作成した「マイナンバー対策DVD」を観ながら、マイナンバーについての見識を深め、各種雛型を用いて、十分な対策を講じます。

雛型
マイナンバーチェックリスト、導入スケジュール表、マイナンバー管理規程(社員への説明書・同意書、業務委託書、取扱責任者シートなど含む)など

「自分で解決」サポートのメリットは「料金が安いこと」でしょう。

デメリットは「分からなくても聞くことができない」「マイナンバーに対する環境の変化に対応しにくい」ということでしょう。

 

次に「相談で解決」ですが、私どもでは月額5,000円(税別)で、30分各種ご相談が可能です。電話でも、メールでも、スカイプでも、ご来社いただいても構いません。

こちらは自分で解決のDVDも付いてきますので、自社で勉強会を行うこともできますし、雛型の書き方や従業員からの質問に対する対応など、細かな点まで相談可能です。

30分は短いと思うかもしれませんが、大抵のことは月に30分もあれば相談できます。

もし30分を超える場合は、30分につき5,000円(税別)をお支払いただければ、好きなだけ相談可能です。

しかも、相談しなかった月の30分は1年間繰り越し可能です。

つまり何処かのタイミングで様々な相談をしたい時には、繰り越し分で相談することができるのです。

直近では年末調整でマイナンバーが必要になりそうですが、その後も社会保険の届出などでも導入予定ですので、相談したいことは今後もたくさん出てくるでしょう。

もちろん、相談相手は社会保険労務士なので、その他労務全般についても相談可能です。

基本料金表

1.自分で解決(DVD・雛型提供)

¥10,000円(税別)

2.相談で解決(1+相談対応)

¥5,000円/月(税別)

※下記にご注意ください。

・30分を超える相談は30分毎に5,000円の追加報酬が必要です。(前月までに未利用ポイントがある場合は、そちらを利用可)

ご訪問は基本行っていません

・具体的な書類作成、示談交渉などは別途必要です。

・労務相談のうち、「国際労務」「人事考課制度」「退職金制度の移行」など高度な専門知識を要するものは別途必要です。

・税務については税理士、法務については弁護士の独占業務のため、本サービスでは対応していません。

マイナンバー流出防止策

従業員による情報流出は社会問題に

上記でも記載したとおり、マイナンバーは一般的な個人情報よりも強く保護されるべきという位置づけにあります。

これはマイナンバー法が個人情報保護法の特別法にあたる点からも明らかです。

もちろん強く保護されるされる分、罰則も強化され、最悪刑事罰ということもあります。

下記が主な罰則です。

主な罰則
条文内容罰則
67条個人情報関係事務に従事する者または従事していた者が、正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供4年以下の懲役若しくは200万円以下の罰金又は併科
68条上記の者が、不正な利益を図る目的で、個人番号を提供または盗用3年以下の懲役若しくは150万円以下の罰金又は併科
70条人を欺き、人に暴行を加え、人を脅迫し、又は財物の搾取、施設への侵入等により個人番号を取得3年以下の懲役又は150万円以下の罰金
74条委員会による検査等に際し、虚偽の報告、虚偽の資料提出をする、検査拒否等。1年以下の懲役又は50万円以下の罰金

ここで注意すべきは「特定個人情報ファイル」と「68条・70条のような悪質なケース」です。

 

まず特定個人情報ファイルとは、複数の個人番号を含んだ検索性のある一覧表のようなデータのことです。

近年、個人情報が大量流出したことがニュースでも度々取り上げられましたが、同様なことが起きないように、最も重い罰を設定したのです。

つまり、これの作成方法や管理方法などを考えれば、この罰則に対するリスクは減らすことができるのです。

 

次に68条・70条のような悪質なケースですが、ここでの注意点はこれらは「両罰規定」だということです。

これは77条に記載されているのですが、違法行為を行った従業員だけでなく、会社も罰せられるという条文です。

当サイトの情報漏えい対策でも記載していますが、悪質なものから、ソーシャルメディアを通じた情報漏えいなど、様々なケースに対しての対策を講じるべきです。

当サイトの情報漏えい対策についてはこちら

それだけにとどまらず、マイナンバー取扱者については誓約書を求めたり、複数チェック、定期的な人事異動、抜き打ち監査なども検討すべきです。

 

マイナンバーについては、一つ一つ抜け漏れが無いよう対策を講じていくべきですが、これで万全か不安に思う方も多いでしょう。

特に事業者様は刑事罰の危険性もあることから、慎重にならざるを得ません。

 

私どもではマイナンバー相談室を通じて、相談体制を築いています。

月額5000円でご相談可能です。

まだまだ法案も固まっていない事から、随時相談ごとも生じるでしょうし、自分の身を守るための保険と思えば安いものです。

また人事考課制度を導入している企業様は、部署によってはマイナンバーの取扱についても評価項目の1つとして検討して良いのではないでしょうか。

いずれにせよ、マイナンバーについて、「誰に相談して良いのか分からない」「不安だ」という方は是非ご利用ください。

 

就業規則の変更について

相談が多い内容の1つです

そもそも、独立支援制度や人事考課制度のサイトにも関わらず、なぜマイナンバー相談室を立ち上げたのか。

独立支援制度も人事考課制度も導入した企業様の多くは、月額5000円のセカンドオピニオン契約をご利用されるケースが多いです。

⇒セカンドオピニオンについてはこちら

 

運営上の相談対応が殆どですが、労務上の相談も多く寄せられます。

特に最近多くなってきたのが、マイナンバーに対する相談で、多くの事業者様にはマイナンバー制度に対する情報が行きわたっていないと感じ、立ち上げました。

 

そこで法人様から増えているのが、「就業規則の変更」に関する相談です。

変更に関しては、従業員の労働条件に関する部分で変更が必要になります。

代表的な部分は以下のとおりです。

・採用時の個人番号カードの提示すること

・身元確認のため身分証明書を提示するなど、会社に協力をしなければならないこと

・個人番号の利用目的について限定列挙すること

・故意または重過失によるマイナンバーの漏洩・流出について懲戒事由に入れること

・その他、個人情報に関する条文にマイナンバーも加えること

 

マイナンバー相談室では、就業規則や諸規程の改正も含め総合的な対策に加え、実際にどのように記載すれば良いか分からないというような相談にもお答えします。

お気軽にご相談ください。

廃棄や削除について

事務運用についてもご相談ください

マイナンバーを含む特定個人情報の収集や保管についても重要ですが、廃棄や削除についても注意が必要です。

例えば、従業員が退職しても扶養控除等申告書は7年間の書類保存義務がありますので、退職後も保存の必要があります。
この場合、マイナンバーを含む特定個人情報のデータもすぐに削除する必要は無く、扶養控除等申告書を廃棄する際にデータも一緒に削除することになります。

他にもルールとしては、行政に提出した資料の控えを保管する場合、マイナンバーの箇所をマスキングすることも有効です。。

 

このあたりのルールも決めず、担当者が誰にも相談せず判断してしまうような運用は非常に危険ですので、迷った時にはマイナンバー相談室にご相談ください。

 

※健康保険、厚生年金保険に関する書類は2年、労災保険に関する書類は3年、雇用保険の被保険者に関する書類は4年です。

 

マイナンバー制度3つの要素

マイナンバー制度について、誤解をしている方も多いので少し記載をします。

マイナンバー制度は個人番号にあたるマイナンバーだけの話と思っている方もいますが、それだけが対象の制度ではありません。

「税」、「社会保障」、「災害対策」の3つの行政分野から導入され、2016年1月から利用が始まる12桁の個人番号である「マイナンバー」と共に、「個人番号カード」「マイナポータル」の3つの要素がマイナンバー制度にはあります。

 

個人番号カードについては、2015年10月に通知カードと共に、個人番号カードの申請書が送付されてきます。

個人番号カードがあれば、印鑑登録証や図書館カード、健康保険証のかわりとなり、さまざまなサービスを受けることができます。

 

マイナポータルとは、別名「情報提供等記録開示システム」といい、2017年1月以降に順次サービスを開始するインターネット上で個人情報のやりとりの記録が確認できるシステムです。

 

いよいよ10月中旬から11月にかけ、マイナンバーが各自へ簡易書留にて通知されます。

その中には来年1月から希望者に無料で配られる「個人番号カード」の交付申請書が同封されています。

企業としては、マイナンバー記載書類のコピーと共に身元確認書類のコピーを受け取るなどの対応が必要になるでしょう。

まだ準備が済んでいない企業様はお早めにご相談ください。

のれん分け時の対応

のれん分けや独立支援制度により、従業員がフランチャイズ契約を締結して独立した場合、継続的な取引が発生します。

独立仕立ての時には個人事業主としてスタートするケースが多いと思いますが、個人事業主であれば源泉を徴収(源泉所得税の税率10%+復興特別所得税の税率0.21%で10.21%を徴収)する必要が生じ、それに伴い本部としても独立者の個人番号を預からなければなりません。

10月2日付で国税庁から発表された法改正では、従業員や個人に配布する書類への記載は不要とされましたが、税務署へ送る書類には記載が必要なので、個人番号は預からなければいけません。

 

既にフランチャイズ展開をしていて、のれん分けや独立支援制度を導入する本部様も、フランチャイズ契約書内には、マイナンバーの取扱について明記する必要が出てきます。

マイナンバー対策がお済でない本部様は、これを機にフランチャイズ契約書内にもマイナンバーの取扱について条文を加筆し、適切なのれん分け制度を構築してはいかがでしょうか。

副業がバレる?

マイナンバー制度導入を前に巷で話題になっていることの1つが「副業」についてです。

昼は普通に働き、夜や休日にホステスなどの仕事をバイトでやっている方々がマイナンバー導入により、昼間の仕事先にバレてしまうので、働く方々が減るのではという話題です。

 

なぜバレてしまうのかと言いますと、飲食店側が働いている方の名前とマイナンバーを記載した支払調書や源泉徴収票を税務署に提出し、これまで所得を隠してバイトをしていた方々も確定申告をする必要になることで、全ての所得から計算された住民税が決まります。

昼間働く会社が特別徴収をしていれば、従業員の住民税が分かるので、自社の給与だけにしては住民税が高いと気づかれるかもしれないというのです。

 

これがマイナンバーにより、副業がバレるというカラクリですが、会社にバレるくらなら夜の仕事を辞めるという方も出てくるでしょう。

「副業を禁止にしたい」「副業がバレないようにしてあげたい」という法人様はお気軽にご相談ください。