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ノウハウや情報の漏洩を防ぐには

ノウハウ・情報流出というリスク

サービス業を中心に、独立志向が高い人材が多い業界では、社員の独立や転職(新天地で更なるレベルアップのため)により、自社の保有するノウハウや情報(個人情報含む)が流出することが多々あります。

 
例えば、独立するためにA社に入社した社員が、独立前に他店で修業しようと競合のB社へ転職します。
すると、転職した方はB社でA社の情報をしゃべるでしょう。
こういった情報漏えいがサービス業を中心に、蔓延しています。
「情報漏えい」というと第三者が情報を持ち出すイメージが強いですが、現在では従業員など内部関係者からの情報漏えいが圧倒的に多く、危機感を感じなければいけません。

ノウハウや情報などの知的資産は会社の財産です。
その資産を守る時にも独立支援制度やのれん分けは有効です。
 
「独立させない方が良いのではないか」
と考える企業様もありますが、独立する方は貴社が独立支援制度を導入しようがしまいが独立します。
「どうせ独立してしまうなら、自社と継続的な関係にある方が良い」
と考えるのが、正しい判断だと思います。
 
また、時々あるのですが、独立したが失敗するケースがあります。
もしこれが勝手に独立したのであれば、心配をするどころか失敗を喜ぶ企業様もいるかもしれません。
しかし、独立支援制度で独立したのであれば、社員同様、家族のように失敗した方を心配することでしょう。
失敗した方は、再度自社へ招き入れること(再雇用制度)をお勧めします。
時期尚早だったと再度、自社で修行させれば良いのです。
そのまま一生社員として過ごすにせよ、再度独立するにせよ、その方との信頼関係はきっと以前よりも強くなっています。

ソーシャルメディアのリスク対策

ソーシャルメディア利用管理規程が必要

近年、アルバイトさんが「冷蔵庫やアイスケースに入った写真をネット上に投稿」「食材の上に寝転がった写真をネット上に投稿」などにより、お店を一時閉めたり、中には閉店したお店もありました。

 
日本国内におけるインターネット利用者は1億人、ソーシャルメディア利用者は5000万人超と言われる現代、アルバイトさんのちょっとした出来心でネット上に投稿したことが会社に大きなダメージを与えることも考えられます。
もちろん、これは従業員でも同様です。
情報漏えいに対する、退職後のリスク対策(独立支援制度)も重要ですが、普段からのリスク対策を行わなければいけない時代になっています。

 
リスク対策の1つとして、「ソーシャルメディア利用管理規程」や「ソーシャルメディアポリシー(ガイドライン)」の作成が考えられます。
主な内容としては、「禁止事項」「違反した場合」「私的利用等の禁止」「損害賠償」「懲戒」などです。
 
ソーシャルメディアの場合、常に炎上リスクを伴いますので、規程で会社としての姿勢を見せることでけん制しながら、チェック体制を整える必要があります。
 
情報漏えい対策としての「ソーシャルメディア利用管理規程」の作成は、10万円(税抜)からご支援しております。
リスク対策をしていない企業様は、是非ご検討ください。

営業秘密管理

金融機関のアンケートで、営業秘密が漏えいしないように管理することが、融資額の変更に影響を与える非財務情報のうち、第2位に選ばれました。(中小企業基盤整備機構「中小企業のための知的資産経営実践の指針~知的資産経営ファイナンス調査・研究編~」より)

営業秘密(企業秘密やトレードシークレットと呼ばれることもあります)とは、不正競争防止法で定められた次の3つの要件を全て満たしている情報です。
侵害行為に対しては、差し止めや損害賠償等の請求ができ、侵害者に対しては罰則が科せられる場合もあります。

1)秘密管理性
従業員や外部者等が管理状況を見た際、秘密として管理していると認識できる状態(「アクセス制限」と「客観的認識可能性」が必要)にあること。

2)有用性
事業活動に使用されていたり、使用されることによって、経費の節約、経営効率の改善等に役立つもの(名簿、リスト、マニュアルなど)であること。

3)非公知性
情報の保有者の管理下以外では一般に入手できないこと。

 

独立支援制度により、退職せず独立する方からの情報漏えいは防げますが、退職する方については営業秘密管理が重要です。
役員でもない限り、秘密保持に関する誓約書を書かせるだけでは守りきれません。

手順ですが、
1)技術、ノウハウ、ブランド力等の自社の強みとなる知的資産を把握する
2)製造プロセス、販売マニュアル、仕入先等、知的資産を構成する具体的な情報を把握する
3)把握した具体的な情報の中から、営業秘密として管理したいと考える情報を選択する

情報漏えいだけを考えれば、独立支援制度の前に、営業秘密管理を行うことの方が優先順位は高いでしょう。

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マイナンバー対策

マイナンバー相談室をご利用ください

情報漏えいの中で、今後最も気を付けなければいけないのがマイナンバーです。

マイナンバー法では罰則として懲役もあり得ます。

それだけ重要視されている情報の1つなのです。

条文を見てみると、68条では「個人番号に従事する者または従事していた者が、不正な利益を図る目的で個人番号を提供または盗用した場合、3年以下の懲役もしくは150万円以下の罰金または併科」とありますし、70条では「人を欺き、人に暴行を加え、人を脅迫し、又は財物の搾取、施設への侵入等により個人番号を取得した場合、3年以下の懲役又は150万円以下の罰金」とあります。

 

まずは社内体制を整え、漏えい防止に努めると共に、教育も行うべきでしょう。

「ついうっかり関連会社に提供してしまった」

と、関連会社なら良いだろうという担当者の認識でも当てはまってしまうのです。

 

マイナンバーについては、2015年10月までに体制を整えると共に、担当者への教育や勝手な判断をしないための相談窓口が必要だと私どもでは考えております。

そこで「マイナンバー相談室」を開設いたしました。

体制を整えるのはもちろん、相談にも対応します。

しかも月額5,000円(税別)という安さですから、懲役や罰金にならないための保険と思って利用するのも一つです。

独立支援制度や人事考課制度を導入している企業様はもちろん、独立者様にも対応可能です。

詳しくは下記より「マイナンバー相談室」のページをご覧いただき、お問い合せください。